Renkantis kokią gamybos valdymo programą įdiegti ir ar iš viso ji reikalinga, įmonei iškyla klausimas kokia bus iš to nauda. 

Neretai įmonės vadovai abejoja ar net netiki, kad gamybos valdymo programa gali duoti ekonominę naudą, bijo, kad darbui su programa gali prireikti daugiau darbuotojų ir, tuo pačiu, daugiau išlaidų. Praktikoje kartais taip ir atsitinka, jei pasirenkama netinkama įmonės veiklai sistema. 

Tuo tarpu kur slypi ekonominė nauda, kurią duos automatizuota gamybos valdymo sistema ir kaip ją paskaičiuoti daugeliui įmonių nelabai aišku.

 Todėl iš vienos pusės vyraujanti baimė,kad naujos sistemos diegimas atneš tik vargą ir nuostolius, o iš kitos pusės neaiški ekonominė nauda mūsų įmones ir stabdo nuo investicijų į šią sritį. 

To pasekoje mūsų gamybos įmonių efektyvumas lieka mažesnis nei tokių išsivysčiusių vakarų valstybių kaip Vokietija ir kitų šalių, kur įmonių skaitmeninimo lygis žymiai aukštesnis.

Paanalizuosime, į ką reikia atkreipti dėmesį renkantis verslo valdymo sistemos gamybos įmonei programinę įrangą, kad ji duotų ekonominę naudą, ir kaip ją apskaičiuoti.

Pagrindiniai ekonominės naudos šaltiniai

Galima išskirti keturis pagrindinius ekonominės naudos šaltinius, kuriuos gali gauti įmonė, pasirinkusi sau tinkamą programinę įrangą verslo procesų automatizavimui:

1. Valdymo personalo darbo sąnaudų sumažinimas, dėl ko reikia mažiau darbuotojų arba esant tam pačiam skaičiui galima atlikti daugiau darbo;
2. Pardavimų apimties padidėjimas esamiems ir naujiems klientams ir tuo pačiu pajamų padidėjimas;
3. Gamybos efektyvumo padidėjimas dėl geresnio resursų panaudojimo, kai su tais pačiais resursais įmonė per tą patį laiką gali pagaminti daugiau;
4. Medžiagų ir subrangos paslaugų įsigijimas mažesnėmis kainomis ir su mažesnėmis pridėtinėmis išlaidomis.

Panagrinėsime detaliau kiekvieną iš šių ekonominio efektyvumo šaltinių.

Valdymo sąnaudų sumažinimas

Pasirinkus tinkamą programinę įrangą, kaip pav. AIVA programą gamybai (žr. https://aiva.lt/cat/Gamybai/lt ), valdymo personalo darbo sąnaudas galima sumažinti komercijos , tiekimo, gamybos padaliniuose, sandėliuose ir buhalterijoje.

Komercijos padaliniuose

Komercijos padaliniuose valdymo automatizavimo nauda priklausys nuo to, kiek daug vadybininkų dirba šį darbą, kiek aktyviai ir kiek daug įmonė gauna klientų paklausimų ir užsakymų, kokio sudėtingumo produkciją gamina. Kuo ši veikla įmonėje intensyvesnė ir kuo daugiau dirba vadybininkų, tuo ir nauda bus didesnė. Nes jei įmonėje dirba tik vienas vadybininkas, tai galima sutaupyti tik dalį jo darbo laiko, o jei dirba keli -tai visą etatą ir daugiau.

Įdiegus verslo procesų valdymo automatizavimo programą vadybininkai galės daug greičiau atlikti savo darbus:

1. Iki kelių kartų greičiau paruoš komercinius pasiūlymus, ypač įmonėse, kur pasiūlymai ruošiami nestandartiniams, pritaikytiems kliento poreikiams bei projektiniams gaminiams;
2. Tik minutėlę laiko truks užregistruoti užsakymus gamybai ir iš jų sudaryti gamybos planą, kadangi tam reikės tik patvirtinti kaip užsakymą anksčiau paruoštą komercinį pasiūlymą; 
3. Sutrumpės, maždaug per pusę, laikas, reikalingas veiksmų su klientų paklausimais planavimui ir jų atlikimo registracijai;
4. Susitaupys laikas ir ataskaitų apie darbą su klientais ruošimui, nes jas gausite iš programos realiu laiku.
5. Nebereikės skirti laiko atlyginimų nuo asmeninių pardavimų skaičiavimui, kadangi tai atliks programa;
6. Kelis kartus sumažės darbo laiko sąnaudos naujienlaiškių apie naujus gaminius, išpardavimus ir kainynus ruošimui bei siuntimui esamiems ir potencialiems klientams ir tai padarysite kokybiškiau;

Tiekimo padalinyje

       Tiekimo padalinyje valdymo darbų apimtis priklauso nuo to, kiek daug medžiagų ir kaip dažnai įmonė jas užsako ir iš kiek daug tiekėjų, kiek vadybininkų dirba šį darbą bei kaip greitai įmonė gali gauti užsakytas medžiagas. Kuo šie skaičiai didesni, tuo daugiau tai užima vadybininkų darbo laiko ir tuo daugiau jo sutaupysite automatizavę šiuos valdymo procesus ir tuo ekonominė nauda bus didesnė.

        Automatizavus tiekimo valdymo procesus:

1. vadybininkai visai negaiš laiko trūkstamų sandėliuose medžiagų gamybai apskaičiavimui, nes visus skaičiavimus realiu laiku atliks programa.ypač tai aktualu nestandartinėje gamyboje, kur medžiagos perkamos konkretiems užsakymams ir užsakymų yra daug;
2.  kelis kartus mažiau užims laiko suformuoti užsakymus medžiagoms, parinkti joms tiekėjus, apklausti tiekėjus dėl medžiagų kainų ir pristatymo terminų, išsiųsti el. laiškus su užsakymais teikėjams, nes beik visą šį darbą gali atlikti programa, o vadybininkui tereikia tik pasirinkti, kuriam tiekėjui patvirtinti užsakymo išsiuntimą;
3. daug mažiau užims laiko kontroliuoti, ar gautos užsakytos medžiagos, nes programa automatiškai parodys, kada užsakytos medžiagos užpajamuotos.

Sandėliuose

     Sandėliuose valdymo darbų apimtis priklauso nuo to, kiek dažnai įmonė gauna medžiagas į sandėlį, kiek daug medžiagų pozicijų gavimo dokumentuose, kiek dažnai reikalinga ir kiek pozicijų medžiagų atrinkti ir perduoti į gamybą, kiek dažnai ir kiek skirtingų pozicijų pagamintos produkcijos pajamuojama į sandėlius. Kuo šie skaičiai didesni, tuo daugiau tai užima sandėlininkų ir apskaitininkų darbo ir tuo daugiau sutaupysite laiko automatizavę valdymo procesus ir tuo ekonominė nauda bus didesnė.

    Automatizavus sandėlio valdymo procesus:

1. dešimtimis kartų sumažės laikas gautų medžiagų pajamavimui, nes nebereikės įvedinėti ranka duomenų ar rinktis tiekėjus, prekių pavadinimus, kodus, kiekius, kainas - visi šie duomenys jau bus duomenų bazėje, kur papuolė ruošiant užsakymus tiekėjams, beliks tik įrašyti gauto dokumento Nr. ir datą. Be to, išvengsite rankinio įvedimo klaidų ir laiko jų taisymui;
2. kelis kartus sumažės laiko sąnaudos medžiagų, reikalingų gamybos užsakymų vykdymui, atrinkimui, suradimui ir perdavimui į gamybą, nes programa paskaičiuos kada ir kokių medžiagų reikia, nurodys kur jos yra sandėlyje ir vienu mygtuko paspaudimu perduos surinktas medžiagas į gamybą. Darbuotojui tereiks tik fiziškai surinkti medžiagas sandėlyje ir nuvežti į gamybą. Be to, išvengsite klaidų ir laiko gaišimo jų taisymui;
3. nebereikės skirti laiko pusgaminių ir pagamintos produkcijos pajamavimui ir medžiagų nurašymui, nes tai atliks programa automatiškai, kai darbininkas pažymės, kad atliko paskutinę gamybos operaciją pusgaminiui ar galutiniam gaminiui.Be to, išvengsite klaidų ir laiko gaišimo jų taisymui;
4. kelis kartus sumažės laiko sąnaudos sąskaitų faktūrų, važtaraščių, CMR paruošimui, spausdinimui, siuntimui el. paštu klientams, bei pagamintos produkcijos nurašymui, nes tai atliks programa vienu mygtuko paspaudimu konkrečiam dokumentui. Be to, išvengsite klaidų ir laiko gaišimo jų taisymui.

Gamybos cechuose

     Pagrindiniai gamybos valdymo darbai, kuriuos automatizavus galima sutaupyti daugiausiai dirbančių vadybininkų darbo laiko, yra gamybos planavimas, darbų paskirstymas darbo centrams ir atliktų darbų kontrolė

     Planavimo darbų apimtis priklauso nuo to, kiek daug vienu metu įmonė gamina skirtingų produktų, kaip dažnai keičiasi planai, kiek yra darbo centrų ir cechų (fabrikų) . Ypač planavimo darbų apimtis išauga įmonėse, gaminančiose nestandartinę ir projektinę produkciją pagal klientų užsakymus, kadangi tuo atveju užsakymų yra daug, jie nedideli, dažnai keičiasi jų eiliškumas dėl skubių užsakymų, o gamybos siauros vietos - “butelio kakliukai”- dažnai keičia laike savo vietas. Todėl net vidutinėse įmonėse gamybos planavimui reikalingas planuotojo etatas, tačiau rankiniu būdu ar dažniausiai naudojama Excel programa neįmanoma efektyviai suplanuoti gamybos procesą.

     Labai daug darbo užima suplanuotų užduočių paskirstymas ir kontrolė, ypač nestandartinėje gamyboje dėl aukščiau aprašytų priežasčių. Ir suprantama- kuo įmonė didesnė, tuo šios valdymo funkcijos užima daugiau gamybos vadybininkų laiko ir tuo ekonominė nauda bus didesnė automatizavus šias funkcijas.

     Automatizavus gamybos valdymo procesus vadybininkams (meistrams, gamybos vadovams) visai nebereikės skirti darbo laiko:

1. gamybos planų sudarymui, nes programa suplanuos ir perplanuos gamybą vienos mygtuko paspaudimu
2. užduočių vykdytojams pateikimui, nes tai padarys programa. Suplanuotas gamybos užduotis programa pateiks tiems darbininkams, kurie tas užduotis turi atlikti;
3. užduočių atlikimo registracijai ir darbų apskaitai, nes gamybos užduotis pateiks kiekvienam darbininkui programa, o pats darbininkas prie jam parodytos užduoties vienu mygtuko paspaudimu užregistruos kas, kada, ir kokią užduotį pradėjo ir kitu mygtuko paspaudimu- kada baigė. Gamybos vadovui beliks kontroliuoti, ar neatsilieka užduočių vykdymas nuo grafiko ir esant poreikiui priimti sprendimus, kaip likviduoti atsilikimą bei pašalinti gamybos trikdžius;
4.  atlyginimų už atliktus darbus paskaičiavimui darbininkams ir jų informavimui, nes tai automatiškai suskaičiuos ir parodys ataskaitoje programa;
5.  gamybos ataskaitų sudarymui, nes jas sudarys realiu laiku programa.

Išvados

      Norint gauti realų ekonominį efektą iš valdymo funkcijų automatizavimo, įdiegus programą teks perskirstyti likusias valdymo funkcijas tarp darbuotojų, iš vienų jas perduodant kitiems, o atsilaisvinusiems darbuotojams surandant kitą darbą. Tada plečiantis įmonei nebereikės priimti keleto naujų darbuotojų ir taip sutaupysite darbo užmokesčio fondą.